一疊單據，影完相就掉喺電話入面，到月底先嚟後悔。呢個流程將「入賬」拆成四步：上載、提取、整理成表、出摘要 —— 每步都有 prompt，貼咗就用得。最後仲有一段進階玩法：唔再逐步指揮，而係畀個目標同規則 AI，等佢自己行完成個流程。
🧾 四步流程
① 上載單據 — 影相或者 PDF 都得，一次過掉晒入去。
② 提取欄位 — 日期、商戶、類別、金額 —— 讀單據上面真係有嘅字。
③ 整理成表 — 一行一筆，欄位次序你話事，出 CSV 直接貼入試算表。
④ 支出摘要 — 總額、類別佔比、最大五筆，一段過貼入月結。
① 上載單據
相片、PDF、截圖都得。唔使特別排版，但有幾樣嘢會直接影響之後幾步讀得準唔準：
- 影全張單，四個角都要入鏡 —— 剪走咗個總額，後面所有數都錯
- 光線平均，唔好有陰影或者反光壓住啲數字
- 摺痕同皺咗嘅位攤平，熱敏紙尤其易花
- 一次過上載同一個月嘅單據，唔好分幾次 —— 後面搵異常要成個月一齊睇先睇得出
② 提取欄位
呢一步嘅重點唔係「快」，係「唔好估」。單據影得矇、商戶名印得細、金額有個摺痕壓住 —— AI 係有能力幫你填得好順暢嘅，而嗰個先係最危險。所以 prompt 入面幾條規則，全部都係叫佢喺唔肯定嘅時候留白同標記，而唔係補一個好似啱嘅數畀你。
我上載咗單據（相片或者 PDF）。逐張幫我提取以下欄位，一張一組： ・日期（YYYY-MM-DD） ・商戶名稱 ・類別（餐飲／交通／辦公用品／軟件訂閱／市場推廣／專業服務／差旅／其他） ・金額同幣種 ・付款方式（單據上有先寫） ・單據編號（單據上有先寫） 規則： 1. 淨係讀單據上面真係見到嘅字。睇唔清就寫「睇唔清」，唔好估。 2. 金額以單據上面嘅總額為準。如果分項加埋唔等於總額，兩個數都寫出嚟，並且標記「對唔上」。 3. 服務費、小費、稅項要分開列，唔好當成一筆普通支出併入去。 4. 做完之後，另外列出你唔肯定嘅欄位，等我自己核對。
③ 整理成表
格式你自己話事，下面 prompt 入面用緊嘅係一個可以直接開工嘅版本：日期｜商戶｜類別｜金額｜幣種｜付款方式｜單據編號｜備註。想加「項目」或者「客戶」欄，改一行就得。
將頭先提取到嘅單據整理成一張表，一行一筆，欄位次序如下： 日期 | 商戶 | 類別 | 金額 | 幣種 | 付款方式 | 單據編號 | 備註 規則： 1. 日期一律 YYYY-MM-DD，方便排序。 2. 金額淨係寫數字，唔好加貨幣符號同逗號（例：1280.50），幣種放去隔籬嗰欄。 3. 類別只可以用我上面畀嗰個清單，唔好自己發明新類別。真係唔屬於任何一個就寫「其他」，再喺備註講原因。 4. 讀唔到嘅欄位留空。唔好填「N/A」，亦都唔好估。 5. 用 CSV 輸出，等我可以直接貼入 Google Sheets 或者 Excel。 6. 唔好喺最後加總計嗰行——我自己喺試算表計。
兩個位好多人踩親：金額唔好連貨幣符號一齊寫（試算表會當佢文字，加唔到數），同埋唔好叫佢喺最後加一行總計（一 sort 就散晒）。
④ 支出摘要
有咗張表，摘要先有意思 —— 因為每個數都計得返出嚟。呢一步唔係叫 AI「講吓感想」，而係叫佢由張表計返總額、類別佔比、最大嗰五筆，寫成一段可以直接貼入月結嘅嘢。
根據上面張表，寫一段支出摘要，要可以直接貼入試算表或者月結報告： 1. 今期總支出（分幣種） 2. 每個類別嘅金額同佔比，由大排到細 3. 最大嗰五筆支出，連日期同商戶 4. 如果我有畀上一期嘅數，就同上一期比：邊個類別升咗、升咗百分之幾 5. 一句總結：今期最值得留意嘅係咩 規則：所有數字都要由張表計返出嚟。唔好加表入面冇嘅嘢，亦都唔好將個結論講到大過啲數據。
入賬嘅底線： AI 整嘅表係副本，唔係憑證 —— 原本嗰張單據要留返底。落賬之前，至少抽查總額同日期：呢兩樣一錯，成張表都要重做。
🤖 進階：用 AI Agent 做財務規劃
頭四步係你逐步指揮，AI 逐步做。進階玩法係反過嚟：你只係講清楚目標同規則，AI 自己行完成個流程先覆你。一個月幾十張單據，逐張傾你會癲，呢個時候先真係慳到時間。
- 讀取 — 逐張單據攞日期、商戶、金額、幣種。
- 分類 — 用固定嘅類別清單，唔准自己發明。
- 找異常 — 重複扣款、高過平均、新商戶、總額對唔上、類別放錯。
- 分析 — 邊幾類佔最多？邊啲係固定開支、邊啲係一次性？
- 摘要 — 一頁以內：總額、類別分佈、Top 5、異常清單。
- 建議 — 三個具體慳錢做法，每個都要指返邊幾筆數支持。
「異常」呢兩個字，你唔定義，AI 就會自己定義。所以 prompt 入面要寫死：幾多百分比叫高、幾耐之內叫重複、邊種情況叫類別放錯。
目標：根據呢個月嘅支出，搵出主要支出、異常項目，以及值得注意嘅地方。 我會一次過畀你呢個月全部單據。請你自己行完下面成套流程，唔使逐步問我： 1. 讀取：逐張單據提取日期、商戶、類別、金額、幣種。 2. 分類：只用呢啲固定類別——餐飲／交通／辦公用品／軟件訂閱／市場推廣／專業服務／差旅／其他。 3. 找異常：符合任何一項就標記出嚟—— ・同一個商戶喺短時間內重複扣款 ・金額比同類別嘅平均高出 50% 以上 ・今個月第一次出現嘅商戶 ・單據總額同分項加埋對唔上 ・唔應該喺呢個類別出現嘅商戶 4. 分析：邊幾個類別佔得最多？邊啲係每個月都有嘅固定開支、邊啲係一次性？ 5. 摘要：一頁以內，包括總額、類別分佈、Top 5 支出、異常清單。 6. 建議：三個具體可以慳到錢嘅做法，每個都要指返係邊幾筆支出支持你咁講。 規則： ・每一個結論都要講返邊一張單據、邊一筆數支持。唔好講一啲我對唔返數嘅嘢。 ・單據讀唔到或者資料唔齊，放去「需要我補資料」嗰欄，唔好自己填。 ・唔好畀投資或者稅務建議。淨係講我啲數本身睇到啲乜。 ・六步全部行完，先一次過覆我。
最要緊嗰條規則係「每個結論都要講返邊張單支持」。有咗佢，你可以抽幾條返去核；冇咗佢，你只係得到一段讀落好有道理、但你查唔到嘅嘢。
最後提醒： 呢個流程幫你慳嘅係入資料嘅時間，唔係幫你做會計判斷。稅務點報、邊啲使費可以扣，去問你嘅會計師 —— AI 做得最好嗰部分，係喺你見到佢之前，將啲數執到整整齊齊。
