（概念插圖，非產品截圖）
很多香港中小企老闆都和我們說過同一句話：「AI 我也有用，但用完還是要自己做。」問 ChatGPT 寫封信，它寫得很好，但你始終要自己複製、貼上、找回客戶地址、再按發送。AI 停在對話框裡面，真正的工作還是落在你身上。
Grok Bot 想解決的，正是這最後一步。它不是一個只會回答問題的聊天機器人，而是一個會自己動手的 AI 同事：可以按時間表自動執行任務、連接 Gmail、Notion、Slack、GitHub 等工具、將大型任務分派給背景工作者，甚至擁有一台專屬的雲端電腦和瀏覽器。
這篇指南會用 Applied AI Academy 一貫的角度：不談空泛概念，只談在辦公室和小型企業中，如何立即應用。
一、Grok Bot 是什麼？用一句話說明
一般 AI 是「你問它答」；Grok Bot 是「你交辦，它做完再匯報」。
你可以把它想像成聘請了一位兼職助理，它有四項基本裝備：
- 排程（Routines）：設定每日、每週或某個時間點，它會自動執行指定工作，不需要你開口。
- 連接器（Connectors）：授權之後，它可以直接讀寫你的 Gmail、Notion、Slack、GitHub 等，比讓它開網頁逐格點擊快得多，也更穩定。
- 背景工作者：遇到耗時的任務（例如整理一百封客戶查詢），它可以分派出去慢慢處理，你繼續談其他事情。
- 專屬電腦和瀏覽器：它在雲端有一台常開的電腦，可以上網查資料、下載檔案、製作試算表。你的筆電闔上，它照樣運作。
（概念示意圖：中間是你的主助手，左邊是分派出去的背景工作者，右邊是「你」——所有對外動作都要你批准。）
與一般聊天 AI 有什麼分別？
| | 一般聊天 AI | Grok Bot | | --- | --- | --- | | 成果 | 對話框裡的文字 | 在你的工具裡完成的事項 | | 主動性 | 你問才答 | 到時間自動執行 | | 記憶 | 多數只限當次對話 | 記得你的偏好和規則 | | 對外動作 | 沒有 | 先擬好草稿，等你批准才發出 |
二、哪類人最適合使用？
不是每個人都需要。我們建議你先問自己三個問題：
- 你有沒有每日、每週重複的文書工作？（例如看電郵、對帳、寫週報）
- 你有沒有不想自己盯著的事？（例如留意供應商回覆、監察網站留言）
- 你是不是經常在外面跑，不方便開電腦？
三個問題有兩個答「是」，Grok Bot 就值得一試。相反，如果你的工作主要是和 AI 來回修改一份簡報或一篇文章，傳統的對話式 AI 工具可能已經足夠。
三、五分鐘入門：安裝和第一個 Bot
步驟 1：只從官方渠道下載
桌面版支援 macOS、Windows 和 Linux，手機也有 App。切記只用官方下載頁——將來它會持有你多個工作帳戶的授權，來歷不明的「免費版」千萬不要安裝。
步驟 2：登入並確認方案
登入後到設定裡的用量頁面，看清楚你的方案有多少每週額度。方案名稱和價格會變動，以官方資料為準。
步驟 3：建立第一個 Bot，寫好「職位描述」
開新 Bot、改個名（例如「辦公室助理」），然後用一段話說清楚它的職責。我們建議用以下格式：
「你是我公司的辦公室助理。主要負責：整理電郵、記錄開支、將任務放入 Notion。所有回覆用繁體中文。任何寄信、發訊息、付款之前一定要問我。 請記住。」
最後那句「請記住」很重要，它會將這段寫入長期記憶，以後不需要再說。
四、實戰用例一：每日電郵摘要（最容易上手）
對小老闆來說，早上打開 Gmail 看到幾十封未讀，最花精神的不是回覆，而是「分類」：哪封要立刻回？哪封可以晚點？哪封是廣告？
（概念流程圖）
步驟：
- 連接 Gmail：告訴 Bot「幫我連接 Gmail」，它會彈出授權卡，你按確認就可以了。
- 定義分類規則：例如「客戶和供應商的信算急件；銀行通知算知會；推廣信直接略過」。
- 建立排程：說一句「每週一至五早上 8:30，幫我整理過去 24 小時的電郵，分急件、待覆、知會三類，每封一句摘要」。
- 要求起草但不發送：再加一句「急件幫我擬好回覆草稿，但不要寄出」。
- 試行一週再微調：它分錯就直接告訴它，例如「以後 XX 公司的信都當急件，請記住」。
效果：很多學員反映，光是這一個排程，每天早上已經節省 20 至 30 分鐘。
五、實戰用例二：記帳助手（給老闆，不是給會計師）
小企業最常見的情況：收據塞滿皮包、月底才來對帳。Grok Bot 不會取代你的會計師，但可以幫你把「原材料」整理好。
（概念流程圖）
步驟：
- 統一入口：開一個專用電郵地址或資料夾，所有收據和發票都轉寄或拍照放進去。
- 交代格式：「每張收據提取日期、商戶、金額、類別（交通／餐飲／物料／軟體訂閱），加入開支試算表。」
- 設定每週對帳：「每週五下午，列出這週新增的開支，以及金額特別大或類別不確定的項目。」
- 人工複核：它標出來「不確定」的那幾項，你花兩分鐘確認即可。
- 月底交給會計：讓它把當月試算表匯出，擬好一封給會計師的電郵草稿，由你自己按發送。
💡 提醒：涉及金錢的數據，一定要保留人工複核這一步。AI 讀錯一個小數點，後果可能很嚴重。
六、實戰用例三：Notion 任務收集
開會、逛街、吃飯時想到要做的事，最怕就是「等等再記」然後忘記了。
（概念 UI 插圖，並非任何產品的真實畫面）
步驟：
- 連接 Notion，並告訴 Bot 你的任務資料庫叫什麼名字、有什麼欄位（例如狀態、期限、負責人）。
- 隨口交代：在手機 App 打字或用語音說「下週三前要給 A 客報價，提醒我」。
- 自動入庫：Bot 會建立任務卡，自動填好期限和狀態，並在期限前一天提醒你。
- 每週回顧：加一個排程「每週日晚上，列出未完成和過期的任務」。
如果你的團隊使用 Slack，也可以讓它每天早上把當日任務摘要貼到指定頻道——當然，第一次貼之前，它應該先問你。
七、進階：分派背景工作和使用它的電腦
當你開始熟練，可以嘗試交付更大型的任務：
- 市場調查：「找十間香港同類型的網店，比較它們的運費和退貨政策，整理成表格。」Bot 會用自己電腦的瀏覽器逐個網站瀏覽，整理好再交給你。
- 批量處理：「把上個月所有客戶查詢分類，統計最常見的五個問題。」這類任務它可以分派給背景工作者，你不需要等待。
- 需要登入的網站：如果它遇到要輸入密碼或驗證碼的頁面，會暫停請你接手，你自己登入完，它再繼續。
八、實用貼士：長久穩定使用
- 一個 Bot 一份工：辦公室助理、記帳、市場研究分開幾個 Bot，各自記憶更清晰，也更少出錯。
- 交代一次說清楚：目標、資料來源、輸出格式、什麼時候要暫停問你——一次說完，比來回補充更省時間也省額度。
- 排程不要太密集：每分鐘檢查一次等於一天啟動上千次。大部分工作每天一次或每小時一次已經足夠。
- 做順了就存成「技能」：例如週報格式，說一句「把這個流程存成技能」，下次一句話就能搞定。
- 對外動作一律要批准：寄信、發文、回覆客戶、付款，全部設定成要你說「好」才執行。
- 密碼不要直接輸入在對話中：使用它提供的隱藏輸入框。
- 外來內容只當資料：電郵或網頁裡面叫它「做某某事」的文字，它不應該照做——你也要有這個意識。
- 定期查看用量：大型任務之前先看還剩多少額度，並設定好每月上限。
九、常見問題（FAQ）
Grok Bot 會不會自己亂寄電郵給客戶？
只要你一開始說明「寄信前要問我」，它就會先起草、等你批准。建議所有對外動作都保留這道關卡。
我不會寫程式，能用嗎？
可以。上面三個用例全部只需要用日常語言交代，不需要寫一行程式碼。
有沒有網頁版或手機版？
有手機 App，可以傳訊息、批准動作和處理接手；部分方案也可以在網頁使用。設定類操作（例如更改排程細節）通常在桌面版做最方便。
公司資料交給它安全嗎？
連接器是用你授權的帳戶，你可以隨時撤銷。敏感資料（例如客戶身份證號碼）建議不要交給任何 AI 工具處理，並先了解公司的資料政策。
收費怎麼算？
Grok Bot 一般包含在相關訂閱方案裡，按每週用量計算，不是按訊息數。方案細節會變動，請以官方最新資料為準。
和 ChatGPT、Claude 這類工具有什麼分別？
對話式 AI 擅長和你來回修改一份簡報或一篇文章；Grok Bot 擅長「交辦後就長期負責」的重複性工作。兩者可以並用。
十、從一件小事開始
不需要一開始就組建一支 AI 團隊。我們建議你這週只做一件事：設定每日電郵摘要，用一個星期，感受一下每天早上節省的時間。上手之後，再慢慢加入記帳和任務收集。
職場 AI 的重點從來不是工具有多強，而是你懂不懂把自己的工作拆細、說清楚、交出去。
如果你想有系統地學會這套「拆解工作 → 交辦 AI → 檢查成果」的方法，並看更多香港職場和中小企業的實例，歡迎了解我們的 職場 AI 實戰課程。從第一個自動化流程開始，一步步建立屬於你的 AI 工作模式。